Wie Sie mit Hilfe von VTK effizienter performen und die Grundlage für erfolgreiche Projekt- und Prozessarbeit legen.

Projekt- und Prozessmanagement ist ein Begriff, der mit einer hohen Bandbreite versehen ist: Was ist ein Projekt? Ich sage gerne dazu: Wir bauen doch kein Atomkraftwerk! Jeder von uns hat in seiner täglichen Arbeit oder auch privat irgendwelche klein bis mittel große Projekte. Ob Feiern, Umbaumaßnahmen, der Jahresurlaub, der bevorsteht, bis hin zum Autofahren und dazu gehört in der Regel immer ein Prozess oder ein Projekt dazu.

Meine Beobachtung haben gezeigt, wann und wie Projekt- und Prozessmanagement am erfolgreichsten waren und welche drei Faktoren am wichtigsten sind.

Und zwar die Faktoren: VTK.

Das steht für: Verantwortlichkeit, Transparenz und Kommunikation.

Mein Name ist Thomas Köneke, ich bin der Prozessberater und seit mehr als 20 Jahren, zuerst als leitender Angestellter im Konzern, heute in mittelständischen Unternehmen mit der Mission unterwegs, Unternehmern und Abteilungen zu helfen Ihre Projekte- und Prozesse schneller, effizienter und besser zu machen.

1. Verantwortlichkeit

In den 7W Fragen des Projektmanagements lautet die vierte Frage:

1. WO stehen wir
2. WARUM machen wir das Projekt
3. WAS soll konkret erreicht werden
4. WER ist involviert
5. WIE können Sie das Ziel erreichen
6. Bis WANN?
7. WIE viel?

Quelle: https://www.openpm.info/display/openPM/7+W-Fragen+des+Projektmanagements

Wer ist involviert? Damit ergibt sich einer der ersten Schwerpunkte für den Erfolg, die Verantwortlichkeit. Hierzu benutze ich persönlich seit Jahren die RACI-Methode.

Mit dieser Methode wird der Informationsprozess während eines Projektes und einem Prozess absolut sichergestellt. Gerade wenn es um Prozesse geht, wird die virtuelle Struktur damit auch in eine einfache, greifbare und reale Sichtbarkeit gebracht.

Damit reden wir von einer klaren Verantwortlichkeiten-Matrix, die das Projekt und deren Prozessteilnehmer immer und zu jeder Zeit, eine Orientierung über Ihre eigene Position, deren Rolle und Verantwortlichkeit geben.

Die Abkürzung steht für:

Responsible - Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich?

Accountable - Wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde?

Consulted - Wer wird zur Durchführung der Aufgabe befragt?

Informed - Wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert?

Damit behaupte ich könnte ein Dialog, den wirklich jeder von uns kennt: „Oh, dafür bin ich nicht zuständig!“ in Zukunft zu einem sehr positiven Ergebnis bzw. zu einer hohen Kundenzufriedenheit führen, weil genau beschrieben wird Wer zuständig ist.

Zu einer klaren Zuordnung gehört auch, dass pro Aufgabe nur einer die Verantwortung besitzt. Sobald nämlich zwei Personen mit einer Aufgabe betraut sind, wird es garantiert in die Hose gehen, weil jeder dachte: „Ich dachte, Du machst es fertig!“

Dies ist ein möglicher und positiver Beweis für die RACI-Methode, weil diese beiden Formen von Verantwortung in Accountable beschrieben wird, also wer hat den Hut auf.

Key Take-Aways:

• Nutzen Sie RACI damit jede Person im Projektteam genau weiß, welches Ihre klare Verantwortung ist. Aktiv oder auch passiv und vor allem auch bis wann.
• Wenn es klare Zuordnungen von Verantwortungen gibt, können Aufgaben qualitativ und rechtzeitig mit einem hohen Maß an Professionalität erledigt werden!
• Ordnen Sie eine Aufgabe auch nur einer Person zu.

2. Transparenz

Der zweite Schwerpunkt ist die Transparenz. Im Prozessmanagement einer der größten Unstimmigkeiten. Es wurden neue Prozess-Abläufe implementiert, es stehen jedoch die alten Prozesse immer noch zur Verfügung. Der Mensch ein Gewohnheitstier. Also warum sollte er etwas Neues tun, wenn sich doch das Alte bewährt hat und er über das Neue, keine Information besitzt?

Also rechtzeitig Transparenz schaffen oder anders gesagt Nachvollziehbarkeit schaffen. Transparenz ist wichtig, aber nur wenn die Informationen auch rechtzeitig bei den richtigen Personen ankommen wird Wirkung erzielt.

Oft wird beispielsweise versucht Probleme im kleinen Kreis zu lösen, bevor sie offen angesprochen werden. Häufig ist es aber dann schon zu spät für eine gute und einfache Lösung.

Aus diesem Grund sollte in jedem Projektteam ein konstruktives Miteinander gefördert werden, sodass die einzelnen Mitarbeiter die Probleme frühzeitig ansprechen können und so auch frühzeitig gemeinsam an einer Lösung gearbeitet werden kann! Dazu gehört auch eine entsprechende Infrastruktur zum beisteuern eben dieser Lösungen.

Mit klaren internen Prozessen können Sie dem Phänomen: „Alle Wissen wie es funktioniert - machen es aber trotzdem anders“ gezielt und Ergebnisorientiert gegensteuern.

Key Take-Aways

• Schaffen Sie Transparenz zu neuen Prozessen. Erzeugen Sie bei Ihrem Team Bewusstsein.
• Begründen Sie warum die Dinge jetzt anders gemacht werden.
• Sorgen Sie für eine Infrastruktur in den gegenseitigen Anregungen zu Prozessen ausgetauscht werden können.

3. Kommunikation

Wie offen kommunizieren Sie mit wem und wann? Gibt es versteckte Details, die Sie mit ihren Mitarbeitern, dem Steering Committee oder mit anderen Akteuren teilen? Achten Sie darauf, dass die jeweiligen Akteure auch wirklich informiert sind.

Viele Probleme/Missverständnisse entstehen nämlich deshalb, weil Person A sich ganz sicher war, dass Person B über etwas informiert ist, aber in Wirklichkeit wusste Person B nur einen Teil bzw. war gar nicht im Bilde. Gerade wenn es um vertrauliche Details geht müssen Sie hier ganz besonders sorgfältig Kommunizieren.

Stellen Sie doch mal die Rückfrage: „Haben Sie die Details zu X erhalten?“

Hier vermischt sich die RACI-Methode sehr positiv, weil dort unter dem Buchstaben I-„Informed“ die Personen, Organisationen und Abteilungen zu finden sind, die in der Kommunikationsrolle und mit einer etwaigen Informationsversorgung genau beschrieben wird. Ich finde, wenn von vornherein eine transparente Kommunikation auf allen Ebenen herrscht, ohne versteckte Details, dann haben Sie bereits eine solide Basis geschaffen.

Key Take-Aways:

• Achten Sie darauf, dass jeder Projektakteur alle Informationen hat
• Übernehmen Sie Verantwortung, dass Informationen auch ankommen. Fragen Sie: „Haben Sie die Details zu X erhalten?“
• Halten Sie die Augen nach versteckten Details offen und überlegen Sie genau, wie sie mit ihnen umgehen.

Fazit: 

Achten Sie zu jeder Zeit darauf, dass klare Verantwortlichkeiten definiert sind, Transparenz in allen Ebenen herrscht und eine regelmäßige Kommunikationsstruktur vorhanden ist.

Im Podcast von MOVYNG MEDIA haben wir sehr ausführlich über das Thema Projekt gesprochen.

Den Link finden Sie hier. https://itunes.apple.com/de/podcast/27-prozessmanagement-teil-1/id1358645474?i=1000418268874&mt=2

Mehr zu mir und meinem Unternehmen tumes.org finden Sie hier.

www.tumes.org

Viel Erfolg!

Thomas Köneke - Der Prozessberater